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1、很多企事業辦公機構存在多人共用一臺電腦的情況，并且非常普遍，這樣便產生了文檔存儲混亂、文檔泄密等不安全隱患。
2、電子文檔處理過程中，有些文檔需要“增量”式的添加新內容（比如，設備檔案、生產運行日志、生產安裝進度文檔等），這樣可能會由于同一個管理人員填寫文檔記錄的地理位置不同（即，在不同的電腦上）而產生多個內容相關的文檔文件，久而久之，各種文檔文件會使一些管理人員的工作難以開展，尤其是那些需要進行階段性總結的工作。
3、由于各種生產、管理人員之間存在流動性，前任管理人員在任職期間產生的文檔和資料可能難以被下一任管理人員“繼承”,從而導致檔案資料的遺漏和流失（比如，CAD圖紙、事故臺帳、檢修臺帳等），同時也妨礙了下任管理人員快速進入工作狀態。
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